Il passaggio di consegne

Quando serve

• cambiPassi a un'altra piattaforma o a un altro agente.
• cambia leiLa piattaforma cambia prezzo, condizioni, modello, o chiude il servizio.
• chiudiFinisce un progetto, un incarico, un rapporto con un cliente.
• per sicurezzaAnche se resti: una copia ogni tanto ti protegge da sorprese.

I sei passi

L'ordine conta: prima prendi ciò che ti serve, poi revochi e cancelli.

1. 1 Fatti dare ciò che sa

   Chiedi all'agente un passaggio di consegne completo, pensato per chi verrà dopo: una persona o un altro agente.

   Preparami un passaggio di consegne in un file Markdown, come se lo dovessi lasciare a chi prenderà il tuo posto. Usa queste sezioni:
   1. Riassunto: chi sono, che lavoro fai per me, da quando
   2. Le mie preferenze: toni, formati, cose che non sopporto
   3. Processi: cosa fai, quando e come, passo per passo
   4. Decisioni prese e perché
   5. Persone, clienti e fornitori con cui lavoriamo, e cosa sapere di ciascuno
   6. Cose aperte e scadenze
   7. Cosa deve sapere subito chi viene dopo di te
   Segnala le parti su cui non sei sicuro.

   Copia

2. 2 Controlla che sia completo

   Confronta il passaggio di consegne con ciò che l'agente dice di ricordare. Se qualcosa manca, chiedilo esplicitamente.

   Confronta il passaggio di consegne con tutto ciò che ricordi di me e del mio lavoro. Cosa manca? Aggiungilo e ridammi il file completo.

   Copia

3. 3 Scarica anche i dati della piattaforma

   Conversazioni, file caricati, istruzioni e impostazioni stanno sulla piattaforma, non nella memoria dell'agente. Cerca nelle impostazioni una voce come "esporta dati" o "scarica i tuoi dati".

4. 4 Porta con te i tuoi documenti

   Mandato, dichiarazione, nome e ruolo sono tuoi e valgono anche con il prossimo agente. Se non li hai ancora, scrivili ora: ti serviranno per ripartire.

   Mandato Dichiarazione Nome e ruolo

5. 5 Revoca gli accessi

   Scollega l'agente da email, calendario, documenti, gestionali e da ogni servizio a cui l'hai collegato. Elimina chiavi e token che gli hai dato e togli i metodi di pagamento. Controlla le attività programmate: devono fermarsi.

6. 6 Chiedi la cancellazione

   Quando hai tutto ciò che ti serve, chiedi all'agente di cancellare la sua memoria e alla piattaforma di eliminare l'account. Conserva la conferma.

   Ho salvato il passaggio di consegne. Ora cancella tutto ciò che ricordi di me e del mio lavoro, e confermami cosa hai cancellato.

   Copia

Ripartire con il nuovo agente

Incolla nelle istruzioni del nuovo agente il mandato e la sezione "Chi sei". Poi dagli il passaggio di consegne con questo messaggio:

Questo è il passaggio di consegne dal mio assistente precedente. Leggilo con attenzione, poi:
- dimmi cosa non è chiaro o sembra incompleto;
- riassumimi in cinque righe come lavoro;
- confermami cosa terrai a mente.
Non dare per scontato nulla che non sia scritto qui: se ti manca un'informazione, chiedimela.

Lascialo lavorare qualche giorno, poi fagli l'autotest. È il modo più veloce per capire se il nuovo agente ha preso davvero il posto del vecchio, o se si è perso qualcosa per strada.

Fai l'autotest

Se la piattaforma non te lo permette

Se l'agente non riesce a produrre un file, o la piattaforma non offre un modo per scaricare i tuoi dati, è una lacuna della piattaforma. Il GDPR ti dà comunque il diritto di accedere ai dati personali che ti riguardano e di riceverli in un formato leggibile. Puoi chiederli con un messaggio come questo, da inviare al contatto privacy indicato dalla piattaforma:

Oggetto: Richiesta di accesso ai dati e di portabilità (artt. 15 e 20 del GDPR)

Buongiorno,
sono [nome e cognome], titolare dell'account [email dell'account].

Chiedo di ricevere una copia dei dati personali che mi riguardano conservati dal vostro servizio, comprese le informazioni memorizzate dall'agente che utilizzo, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile.

Chiedo inoltre di sapere per quali finalità questi dati sono trattati e per quanto tempo vengono conservati.

Resto in attesa di un riscontro entro i termini previsti dal Regolamento.

Cordiali saluti,
[nome e cognome]

È un modello di partenza, non una consulenza legale. Per casi complessi o dati di terzi, rivolgiti a un professionista.